Descubra como evitar 5 erros comuns na gestão do seu condomínio!

Administrar um condomínio é uma tarefa multifacetada, que requer habilidades organizacionais, empatia e tomada de decisões assertivas todos os dias.

Sabemos que, apesar dos esforços para promover uma convivência saudável, alguns equívocos podem surgir ao longo do caminho.

Na medida em que cresce o número de condomínios Brasil afora, o papel das administradoras de condomínios se torna cada vez mais essencial.

Para lidar com todo esse trabalho, gestores de condomínios e funcionários de administradoras precisam estar atentos para evitar erros.

Nesse artigo do blog da uCondo, vamos trazer os “5 Erros Comuns na Administração de Condomínios” e, o mais importante, te ensinar como evitá-los.

Qual é a função de uma administradora de condomínio?

A função de uma administradora de condomínio é desempenhar um papel fundamental na gestão e na execução das atividades administrativas, financeiras e operacionais do condomínio.

Essa empresa ou entidade é contratada pelos condomínios para fornecer suporte profissional e especializado, garantindo que a comunidade condominial funcione de maneira eficiente e organizada.

Abaixo, listamos os cinco principais erros cometidos nesta função e quais as soluções mais eficientes para cada um deles:

1 – Problemas com a legislação condominial

Apesar de ser uma dos pilares de uma administração eficiente, é fato que um dos erros mais comuns de administradoras é não seguir as regras impostas pela legislação condominial.

É obrigação da administradora de condomínios conhecer a fundo o Código Civil, que é o principal dispositivo legal para regrar a vida nos condomínios.

Além disso, é essencial que gestores estudem todas as Leis do Condomínio e entenda a hierarquia destas Leis.

Todas as leis para condomínios devem ser repassadas para colaboradores da administradora de condomínios, síndico, colaboradores do condomínio e condôminos, com o objetivo de manter a boa convivência entre todos.

O gestor de condomínio precisa estar totalmente familiarizado com as partes do Código Civil que tratam sobre condomínios. Essa é a única forma de evitar problemas e estar de acordo com a lei em todos os processos da administração.

Por fim, é importante conhecer a convenção condominial e o regimento interno de cada um de seus clientes, já que podem existir diferenças significativas entre as regras adotadas por cada condomínio.

2 – Comunicação com os síndicos e moradores do condomínio

A comunicação é um dos pilares mais importantes na organização e eficiência em um condomínio.

Portanto, qualquer administradora que desvalorize a importância da comunicação está cometendo um erro seríssimo

Uma administradora de condomínios tem contato com seus clientes principalmente na hora da cobrança das taxas condominiais e na prestação de contas do condomínio.

Muitas das empresas que administram condomínios, cometem erros de comunicação nessa etapa.

Uma simples falha de comunicação, pode acarretar em erros maiores, que no futuro podem fazer com que sua administradora perca esse condomínio.

• Fuja dos grupos de WhatsApp do condomínio;
• Disponibilize uma ferramenta exclusiva para todo o condomínio se comunicar;
• Use a tecnologia a seu favor para melhorar as assembleias do condomínio;‍
• Invista em aplicativos exclusivos para condomínios.

3 – Falta de manutenção e reformas no condomínio

Ignorar a manutenção preventiva e as reformas em um condomínio pode acarretar uma série de problemas significativos que afetam tanto a segurança e a qualidade de vida dos moradores quanto a saúde financeira do condomínio.

Alguns dos principais problemas associados a essa negligência incluem:

1- Desgaste acelerado de infraestrutura: Sem uma manutenção adequada, as instalações e equipamentos do condomínio podem sofrer desgaste acelerado, resultando em falhas frequentes e custos de reparo mais elevados.

2- Aumento dos custos de manutenção corretiva: Quando os problemas não são tratados preventivamente, tornam-se mais graves ao longo do tempo, exigindo reparos mais caros e complexos. Isso pode levar a gastos financeiros inesperados e pesar no orçamento do condomínio.

3- Riscos à segurança dos moradores: A falta de manutenção preventiva em itens essenciais, como elevadores, escadas, extintores de incêndio e sistemas elétricos, pode resultar em acidentes graves e colocar a segurança dos moradores em risco.

4- Desvalorização do patrimônio: Um condomínio mal conservado e com problemas recorrentes tende a desvalorizar-se com o tempo, afetando negativamente o investimento dos proprietários nas unidades.

5- Insatisfação dos moradores: Moradores insatisfeitos com as condições do condomínio são mais propensos a buscar outras opções de moradia, resultando em alta rotatividade e dificuldades para atrair novos compradores ou inquilinos.

Para corrigir esse problema, o gestor do condomínio deve adotar uma abordagem proativa, priorizando a manutenção preventiva e as reformas necessárias.

Por isso, é importante criar um plano de manutenção preventiva detalhado, identificando todos os equipamentos e infraestruturas que requerem cuidados periódicos. Isso ajuda a garantir que nenhuma manutenção essencial seja esquecida.

Com isso, também é preciso destinar uma parcela adequada das receitas do condomínio para a manutenção preventiva e reformas. Priorize os investimentos que garantam a segurança e a funcionalidade das áreas comuns.

Com esse valor, contrate empresas e profissionais de confiança para realizar a manutenção preventiva e as reformas necessárias. Certifique-se de que eles possuam experiência e conhecimentos técnicos para realizar um trabalho eficiente.

Dê atenção especial à manutenção dos itens que impactam diretamente a segurança dos moradores, como sistemas de combate a incêndio, instalações elétricas e estruturas comuns.

Por fim, mantenha um registro detalhado de todas as atividades de manutenção e reformas realizadas no condomínio, incluindo datas, custos e resultados. Isso ajuda a acompanhar o progresso e a avaliar a eficácia das ações realizadas

4 – Falta de transparência na gestão financeira dos condomínios

A prestação de contas é uma das ‍responsabilidades mais importantes de uma administradora de condomínios, afinal, é só através dela que será possível demonstrar o trabalho da empresa na prática.

E é por isso que transparência e atenção são tão importantes. Quem nunca ouviu algum conhecido comentar sobre a falta de transparência no condomínio em que mora? Esse detalhe, sem dúvidas, é um dos mais importantes na administração de condomínios.

Uma administradora de condomínios cuida do dinheiro que todos os condôminos investem no condomínio, fornecer segurança e inspirar confiança é uma obrigação.

Confira algumas dicas para melhorar a transparência na sua gestão de condomínios:

• Facilite o processo de envio de boletos;
  ‍
• Diminua a inadimplência oferecendo uma forma para os condôminos baixarem a 2ª via do boleto;
  ‍
• Apresente a prestação de contas com frequência e de forma transparente;

5 – Estagnação de tecnologias e falta de inovação nos processos

Administradoras que estão ficando para trás no sentido de inovação estão cometendo um grande erro. Grande parte do motivo é em relação a experiência do cliente, que precisa ter novidades constantes para se manter em alta.

Para que uma administradora de condomínios cresça e conquiste mais espaço no mercado, ela precisa estar à frente da concorrência.

Portanto, é muito importante estar por dentro das  principais tendências e considerar alternativas que vão entregar mais comodidade para os clientes.

Afinal, sua administradora de condomínios precisa se conectar com os clientes, os síndicos, que querem oferecer cada vez mais benefícios aos condôminos.

É aí que entra a transformação digital, e para isso, nada melhor do que oferecer um aplicativo para condomínios aos seus clientes.

‍FONTE: UCONDO

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