A necessidade de regularização dos condomínios

Um condomínio regular, traz facilidades para o administrador condominial e também uma proteção para a instituição e também para os condôminos.

Existe uma questão fundamental no Direito Condominial – é ou não essencial a regularização dos condomínios? Sem dúvida, a resposta é SIM. Um condomínio regular, traz facilidades para o administrador condominial e também uma proteção para a instituição e também para os condôminos.

Importância de Regularizar

A importância de uma instituição organizada, começa pela separação de contas, entre pessoa física e jurídica. Um síndico não deve misturar assuntos pessoais, com profissionais, assim como a conta corrente do condomínio deve ser, necessariamente separada da pessoa física. Do contrário, poderá trazer grandes transtornos para o síndico, no sentido de comprovar os seus gastos e se organizar com os pagamentos ordinários e extraordinários. A gestão condominial deve assim, se profissionalizar, assim como o condomínio não deve ser norteado pelo amadorismo.

O gerente de banco deve indicar as melhores opções de investimento para o condomínio e a possibilidade de possuir duas contas, uma para a despesa corrente e outra para arrecadação do fundo de reserva é muito bem vinda.

O importante é separar a conta pessoal, da empresarial, e a pessoa física do síndico, deve ser separada da pessoa jurídica do condomínio, para evitar o risco de confusão fiscal, organizacional e financeira.

Fundo de Reserva

Cumpre lembrar, que o administrador não deve se esquecer do recolhimento do fundo de reserva. O fundo de reserva é a mais famosa e tradicional forma de arrecadação extra. Normalmente, consta na convenção o percentual da taxa condominial que deve ser destinado ao fundo.

Em geral, essa alíquota varia de 5% a 10% e é a única forma de arrecadação extra a figurar nas convenções. As outras formas de arrecadação, como fundo de obras e para outros fins, e rateios extras podem ser criadas por assembleias.

A sua principal destinação é garantir a continuidade e o bom funcionamento do condomínio em caso de despesas imprevistas e emergenciais, além de acumular recursos para viabilizar a necessidade de grandes reformas futuras, por exemplo.

Os fundos são, em essência, uma forma de separar uma parcela de dinheiro da conta comum do condomínio, com vistas a outra destinação, o que facilita gerir uma arrecadação para certa finalidade.

Prestação de Contas

A prestação de contas também é fundamental para a proteção do síndico, preservação do condomínio e também, por ser um direito do condômino.

De acordo com o Código Civil, a Prestação de Contas e Previsão Orçamentária devem ser feitas e aprovadas anualmente em assembleia, o que, na maioria dos condomínios, costuma acontecer no início do ano.

A importância da regularização fiscal do condomínio, está atrelada ao registro no cadastro de pessoas jurídicas (CNPJ). E o que é CNPJ? O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, ou simplesmente CNPJ, identifica uma empresa junto à Receita Federal. Somente com o CNPJ as empresas podem fazer contratos, emitir notas fiscais, abrir processos, garantindo a sua legalidade fiscal e jurídica. Sem o CNPJ é como se sua empresa não existisse e a possibilidade de que ela seja fechada é muito grande.

Todas as empresas que estão localizadas no Brasil, tendo ou não filiais no exterior, precisam se cadastrar no CNPJ. Algumas delas são obrigadas a fazê-lo, tais como órgãos públicos, candidatos a cargos políticos, consórcio de empregadores, entre outros. Para se ter a lista completa das empresas que são obrigadas a ter um CNPJ, acesse o site da Receita Federal.

Condomínio sem CNPJ é praticamente como um cidadão sem CPF ou RG. A inscrição no CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) é fundamental para o condomínio existir de fato e poder manter relações com terceiros. Podemos dizer que o condomínio que não tem CNPJ não tem uma personalidade perante terceiros. Ainda que seja um condomínio residencial, pois possui área comum, área privativa e o dia a dia de um condomínio, não possui meios de estar legalizado frente a terceiros e assim ter relações com outras pessoas naturais, físicas ou jurídicas.

AABIC

Segundo José Roberto Graiche, presidente da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC), ainda que não caracterizados como pessoas jurídicas, os condomínios edilícios, sujeitos à incidência, à apuração ou ao recolhimento de tributos federais administrados pela Receita Federal do Brasil (RFB), estão obrigados a se cadastrar no CNPJ (Instrução Normativa RFB 748/2007, artigo 11).

“Com efeito, qualquer condomínio que contratar empregados é obrigado a possuir registro no CNPJ, pois a folha de pagamento de salários é sujeita à incidência do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Igualmente, para se efetuar o recolhimento do PIS, é necessário o lançamento do CNPJ do condomínio”, afirma.

E o que pode acontecer ao condomínio que não possui um CNPJ?

O condomínio que não possui este cadastro, não pode promover a contratação de funcionários e outras atividades, desde uma simples abertura de conta em banco até a compra de produtos ou contratação de prestação de serviços, daí a essencialidade deste registro.

A contabilidade também é essencial e não deve ser exercida pelo síndico, conselho fiscal ou pessoa não contabilista ou perita da área contábil.

Se o condomínio não tiver contabilidade, as taxas condominiais só serão registradas se o condômino pagar. As taxas não pagas não serão registradas, e, com isso, o controle dessas taxas não pagas se dará, caso exista, através de controles administrativos, o que dá margem ao esquecimento da cobrança das taxas em atraso. Não havendo contabilidade, também não haverá controle sobre as aquisições de ativos como, por exemplo, móveis, equipamentos de segurança, material de consumo etc. Todos esses gastos serão registrados apenas como saída de dinheiro, não havendo informação sobre os componentes que formam os ativos dos condomínios, facilitando, assim, o desvio desses bens. Da mesma forma, sem contabilidade, não haverá informação a respeito das obrigações (passivo) do condomínio. Os condôminos não terão informação sobre suas dívidas, sobre o que deixou de ser pago, mas apenas sobre o que foi pago.

Portanto, a contabilidade nos condomínios prediais, além de manter o controle de todos os bens, direitos e obrigações, dá ao síndico e aos condôminos mais segurança e transparência na prestação de contas, transmitindo a situação real do condomínio, possibilitando saber, por exemplo, se algum déficit é fruto da inadimplência dos condôminos ou de algum desequilíbrio entre receitas e despesas, o que torna mais fácil o controle e a tomada de decisões.

Pagamento da despesas Ordinárias

Outra importante medida, é a distribuição para cada condômino de balancetes que exibam os pagamentos das despesas ordinárias, extraordinárias e fluxo de caixa em geral. Esse demonstrativo deve ser disponibilizado preferencialmente, junto aos boletos de taxa condominial. Como já foi dito, esse procedimento é uma segurança e um dever para o administrador condominial e um direito dos condôminos.

Entretanto, mesmo que ainda não exista a regularização de um condomínio, com a constituição de CNPJ, dentre outras medidas, já decidiram os Tribunais Nacionais, que a cobrança de taxa condominial, independe desta regularização.

Veja-se, ainda, in verbis, trecho do voto do Des. Marcos Lincoln, ao cuidar de ação de cobrança movida pelo mesmo condomínio-autor contra outro proprietário de lote. Referido proprietário também interpôs apelação contra o Condomínio Residencial Tigüera, apelação esta que ganhou o número de AC 1.0145.07.427723-0/001.

“A obrigação do apelante não advém da regularidade do condomínio, mas sim do fato de que ao adquirir o imóvel estava plenamente ciente de que no local existe um condomínio de fato constituído há mais de duas décadas, o que inclusive é causa motivadora para a valorização dos imóveis no local.”

Dessa forma, comprovada a existência de um conjunto de pessoas, ainda que não estejam preenchidos os requisitos fixados na legislação vigente e, que, por interesses comuns, dão origem a condomínio de fato, as despesas realizadas com serviços inerentes ao mesmo, levam ao rateio, entre os condôminos, de todas as despesas verificadas.

Podemos resumir o processo para regularização condominial da seguinte maneira:

A Expedição do Habite-se (pela construtora/ incorporadora); Inscrição das escrituras definitivas das unidades no Cartório de Registro de Imóveis; Elaboração da Convenção, com assinatura de proprietários de no mínimo 2/3 das frações ideais do condomínio; Convocação da primeira Assembleia para eleição de síndico e Conselho Consultivo (é ideal que esta seja substituída por uma convenção atualizada e com o regimento interno de acordo com a necessidade dos moradores), deve ser solicitado o desmembramento do IPTU por unidade, Registro do condomínio no Cartório de Registro de Imóveis, juntamente com a Convenção e Inscrição do condomínio no CNPJ, que torna automática a inscrição no INSS (esta é necessária para o condomínio ser empregador), estas são as medidas essenciais para se regularizar um condomínio.

Fonte: Jusbrasil