Confira o Passo a Passo como administrar um condomínio com sucesso!

Os administradores de condomínios são como pequenos empresários, eles têm de conservar tudo dentro da Lei e manter os gastos sob controle. Para que se tenha sucesso, o responsável deve ter total conhecimento de cada detalhe.

Não é qualquer um que pode administrar um condomínio, o responsável tem de ter conhecimentos na área da contabilidade, Leis trabalhistas e na parte civil, além de ter noções administrativas.

O administrador tem a função de intervir em problemas entre os condôminos e deve ter muita paciência em situações de conflito.

Área financeira do condomínio

O administrador do condomínio deve estar sempre muito atento aos mínimos detalhes, pois em qualquer problema seja ele grave ou não, ele é quem responde à situação. As contas têm de ser programadas, agregando a esses valores os reajustes atuais.

Veja agora alguns itens que não podem ficar de fora do planejamento administrativo dos condomínios:

•    Serviços de dedetização
•    Limpeza de caixa d’água
•    Recarga dos extintores

O condomínio conta com vários funcionários, dentre eles porteiros, faxineiros e zelador, assim o administrador deve manter uma conta, para que em todos os meses seja depositado o valor aproximado mensalmente da parcelo do 13º salário dos colaboradores, assim evitando custo extra no fim do ano.

Também deve prever possíveis gastos fora do orçamento, e durante a assembleia e convenção deve ser discutido valores e trabalhos realizados e a serem realizados.

Indenização

Toda ação de indenização deve ser devidamente registrada, isso conta também como gasto imprevisto e deve ter um fundo apenas para o uso da benfeitoria.

Dinheiro reserva

Quando o dinheiro reservado for mais que o suficiente, o restante deve ser investido para que renda juros ao condomínio.

E quando o síndico e a administradora trabalham em conjunto? Como são divididas as funções?

O trabalho do síndico é cortado praticamente pela metade, já que com o auxílio da administradora, ele apenas irá fiscalizar. Ter uma dirigente como parceira é muito importante, pois todo trâmite burocrático e que leva tempo como contas a pagar, contratações, cobranças… é feito pela administradora.

Alguns exemplos desse trabalho se subdividem da seguinte forma:

•    Planejar e prever orçamento da gestão
•    Fazer rateio de despesas
•    Contabilizar créditos e débitos
•    Controlar cobranças e recebimentos
•    Enviar mensagem ou até telefonar para devedores
•    Verificação dos extratos bancários do condomínio
•    Controlar contas a pagar e emitir cheques para as empresas
•    Calcular e recolher impostos
• Prestar contas todos os meses em relação ao saldo e elaborar demonstrativo e balancete geral da situação financeira.
•    Elaborar balancete para apresentar na assembleia geral
•    Gerir contratos

Mas e quando o condomínio tem administrador interno?

Isso só ocorre em condomínios muito grandes, ele é responsável por praticamente toda parte financeira. Sendo assim:

•    Gera contratos
•    Planeja previsão orçamentária
•    Confere pagamentos de contas
•    Controla débitos e créditos da conta bancária

Embora manter um funcionário somente para fazer isso, acaba por fazer com que a remuneração seja maior, e o grau de responsabilidade centralizado, o que pode gerar problemas, perdas de informações e maus resultados, neste caso a contratação de uma contabilidade à parte seria mais recomendada.

O que são contas a pagar do condomínio?

São as contas pendentes. Para que não se perca o controle e acabe atrasando algum pagamento, é bom ter pastas datadas para guardar as contas físicas e fazer uma planilha para salvar o que ainda está pendente. Evitando assim, transtornos futuros.

O que são contas a receber?

Seu financeiro deve estar sempre organizado, o ideal é fazer a emissão de todos boletos em um dia só. Lembrando que a data deve ser respeitada todos os meses.

Lembre-se sempre, de antes de realizar uma cobrança, que os bancos levam 5 dias úteis para compensar os pagamentos. Caso o condômino esteja realmente inadimplente, faça a cobrança via correio. Colocando sempre no final a mensagem clichê: ”Caso já tenha efetuado o pagamento, desconsidere a mensagem”.

Vagas de garagem e área comum

Muitos condomínios não têm vagas o suficiente, ou têm vagas rotatórias. Independentemente de como seja, tudo deve ser especificado na convenção. Jamais adote a política do ”quem chegou primeiro fica com a vaga” pois isso gerará tumulto.

Na área comum deve ter normas de uso, para preservá-la sempre limpa e sem danos. A responsabilidade de monitorar a piscina, playground e tudo que for na área de uso de todos condôminos é do síndico.

Pode-se determinar dias e horários para o uso dessas áreas e também exigir atestado médico dos moradores que forem usar a piscina.

Essas são apenas algumas dicas para administrar um condomínio com sucesso e caso necessite de ajuda, organização e produtividade, entre em contato!

Até breve!