Gestão de documentos condominiais: dicas para organizar certo

Por quanto tempo arquivar, como e porque guardar

A cada mês, mais papeis se acumulam nos arquivos dos condomínios. Para se ter uma ideia, um condomínio comercial ou residencial acumula, em média, mil novos documentos por ano.

Mas, será que é mesmo necessário guardar toda essa papelada? E como guardá-la?

Muitos documentos devem sim ser arquivados com cuidado e por muito tempo – alguns até para sempre – como as plantas do condomínio e documentos referentes aos funcionários e impostos. Outros, podem ter uma vida mais curta (veja abaixo tabela de prazos).

Por isso, devem estar sempre à mão, seja em um arquivo organizado ou digitalizados.

Por que é importante?

Caso o Ministério do Trabalho, por exemplo, peça algum documento para o condomínio, esse deve entregá-lo em dois ou três dias. Já imaginou procurar um ou dois papéis no meio de uma bagunça enorme?

O advogado Marcio Hachkorsky ressalta também que as ações judiciais no Brasil, em sua grande maioria, somente aceitam provas documentais, ou seja, em papel.

Por isso, guardar bem documentos como comprovantes de pagamentos de salários e direitos dos funcionários, como fundo de garantia, pode evitar problemas com a justiça.

Ele destaca ainda que um condomínio pode processar seu síndico se for condenado a pagar uma grande indenização a um funcionário porque o síndico não tinha os documentos necessários devidamente arquivados. Nesse caso, ele pode ser responsabilizado pelo prejuízo.

Guardando na administradora

Há quem opte por deixar uma parte dos documentos com a administradora. Sendo assim, deve-se checar se a empresa oferece esta facilidade e se cobra por este tipo de serviço. É importante também garantir que a mesma consegue localizar os documentos desejados em até dois dias.

Nesses casos, ficam no condomínio a papelada referente aos funcionários e, na empresa, os outros.

Toda a documentação em poder da administradora deve ficar disponível para consulta dos condôminos no local. Normalmente, as visitas são agendadas.

Guardando no condomínio

Em  alguns casos, o síndico se sente mais seguro tendo todos os documentos sob a sua guarda – e responsabilidade. O ideal é que sejam guardados em uma sala de acesso restrito do condomínio, e não na casa do síndico, por exemplo.

Controlar os papéis arquivados também é fundamental. Então, se emprestar algum documento, procure ficar com o original e fornecer uma cópia. Se não for possível, tenha sempre um protocolo de empréstimo com informações da pessoa que retirou documentos.

Como acondicionar a papelada corretamente no condomínio:

• O local deve ser arejado e protegido da chuva e umidade, o arquivo não deve ser mantido na casa de máquinas ou na garagem, por exemplo
• Os documentos devem estar dentro de um arquivo separado por pastas facilmente identificáveis
• Muitas administradoras fornecem mensalmente uma pasta organizada contendo toda a papelada daquele mês. Nesses casos, o arquivamento destas pastas deve seguir uma distribuição por período.
• Em caso de documentos soltos e avulsos, a organização não deve seguir uma lógica pessoal: qualquer pessoa deve conseguir achar o que procura ali. Uma possível organização é dividi-los da seguinte maneira:
• Pagamentos feitos: salários, contribuições, tributos, contas de água e luz, etc.
• Orçamentos: é importante guardar cotações recebidas, mesmo que não aproveitadas. Elas podem servir de prova contra possíveis dúvidas sobre gastos efetuado
• Obrigações do condomínio: seguros obrigatórios, contratos – como os de manutenção de elevador ou de terceirizadas – dessa forma fica mais fácil saber a quem chamar em uma emergência e o que ficou acordado entre as partes
• Comprovantes de manutenção financeira: saber quem está em dia, além de um fluxo de caixa atualizado, e seu histórico
• Identificação dos condôminos: ter os dados atualizados do dono da unidade ajuda a dar rapidez tanto em uma emergência
• Referentes ao empreendimento: plantas, regulamento interno e convenção
• O mais seguro é manter a sala trancada, para evitar vandalismo ou subtração dos papéis
• Muitos funcionários não devem ter a chave da sala – apenas zelador e síndico
• Os condôminos têm o direito de consultar toda a documentação referente ao condomínio, o que não significa que possam levá-la para suas casas. O ideal é que o síndico mostre os papeis em um local e horário pré-determinado
• O mesmo vale para quem conta com os serviços de administradora. O morador pode ir ao local consultar a papelada, mas deve avisar com antecedência. Também deverá arcar com os custos de xerox, caso haja.

Digitalização dos documentos do condomínio

• Outra possibilidade é contar com a digitalização de documentos. Com um ambiente controlado por senha, o condomínio consegue oferecer a visualização dos papeis aos moradores. Saiba mais sobre como fazer a digitalização dos documentos do condomínio
• Nesse caso, o documento físico pode continuar com o síndico ou com a administradora
• Para evitar que esses dados sejam acessados por quem não deve, os documentos devem ser criptografados em um servidor mantido em local físico com segurança e com back-up
• Outra opção também é que os documentos mais importantes, como a convenção, regulamento interno, ata da última eleição do síndico e de assembleias sejam microfilmados em cartório. Dessa forma, caso o local passe por alguma situação extrema, os documentos mais importantes estão assegurados

Tipos de documentos e prazo para aquivamento

Confira uma lista com os principais documentos que fazem parte da administração de um condomínio e o tempo que devem ser arquivados, segundo orientações dos especialistas consultados, Procon e Idec (Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor).

TIPOS DE DOCUMENTOS PRAZO DA GUARDA

Apólices de Seguro de Vida -05 anos após a vigência
Cartão de CNPJ -Permanente
DARF IRRF -07 anos
DARF PIS -10 anos
DIRF -05 anos
Exames Médicos (Adm, Dem. Periódico)- 20 anos
GFIP (FGTS – RE / GR) -35 anos
Folha de Pagamento -35 anos
Folha de Ponto -06 anos
Formulário CAGED- 05 anos
GR Contribuição Sindical / Assistencial -05 anos
GPS -10 anos
Holerite / Recibo de Pagamento -05 anos
Laudo PPRA -20 anos
Livro de Inspeção do Trabalho -Permanente
Processos Trabalhistas -Permanente
Prontuários de Funcionários -Permanente
RAIS -Indeterminado
Recibo de Vale Refeição / Cesta Básica 10 anos
Recibo de Vale Transporte -05 anos
Dossiê (Convenção / Especificação)- Permanente
Extratos Bancários -01 ano
GPS – Seguridade Social -10 anos
Livros de Atas de assembleia -Permanente
Orçamentos / Contratos de Obras -Até o final da garantia
Pastas de Prestação de Contas- 10 anos
Plantas do Condomínio -Permanente
Seguros de Incêndio – Apólice 05 anos após a vigência

Fonte: Sindiconet

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