Atenção! A 3° fase do eSocial para condomínios foi adiada!

ESocial e condomínios

Prevista para setembro, implantação da 3ª fase do eSocial para condomínios foi adiada, sem nova data, devido ao estado de calamidade em decorrência da COVID-19

Foi adiada a implantação da Fase 3 do calendário de obrigatoriedades do eSocial das empresas pertencentes ao 3º grupo de obrigados, incluindo os condomínios, em decorrência do estado de calamidade provocado pela pandemia de COVID-19.

Segundo a portaria publicada pelo Ministério da Economia no dia 4 de setembro, foi suspenso também o cronograma de novas implantações dos demais grupos.

Ainda não há data para o novo cronograma do eSocial, cuja publicação será feita com antecedência mínima de seis meses.

ESocial já é uma realidade para condomínios e administradoras

O eSocial, plataforma que integra o envio de informações para o INSS, Receita Federal e Ministério da Economia (que absorveu o Ministério do Trabalho), já está funcionando para os condomínios, cujas fases 1 e 2 do cronograma já foram implantadas.

Os condomínios já estão preparados? Sim, os condomínios estão preparados, opina Ivana Lopes Miranda, docente da UniSecovi e contadora com especialização em gestão tributária.

“O grande problema foi no início, quando era necessário enviar os eventos de trabalho e os dados que tiveram que ser revistos. Muitas informações não estavam completas, tinha muito a ser feito. As administradoras, de forma geral, já têm sistema que gera folha de pagamento e estão preparadas para enviar as informações para o sistema quando a fase 3 for implantada”, comenta Ivana.

Segundo ela, essa fase não teve muita dificuldade. “Não teve alarde porque as adminstradoras já estão com tudo alinhado.” No entanto, com o adiamento da fase 3, as empresas e condomínios do 3º grupo ganharam um prazo maior para adequação, se ainda não o fizeram.

Aquelas que já estão com tudo pronto para a próxima fase, no entanto, não podem se antecipar no envio da documentação. Ivana esclarece que o próprio portal do eSocial não permite o envio antes da implantação.

“O eSocial já está há mais de dois anos sendo reestruturado, e as empresas estão se adaptando às novas normas independentemente das fases. Toda a estrutura de softwares, sistemas e processos internos, tanto de administradoras quanto de condomínio, já foram adaptados para receber qualquer fase da implementação do programa”, explica José Roberto Graiche Júnior, presidente da AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo).

De acordo com Graiche, o sistema, totalmente online, irá pedir muito mais organização e planejamento da gestão.

O eSocial se propõe simplificar por meio da integração da plataforma, que disponibiliza as informações para todos os entes. E com o passar dos anos, a quantidade de informações ficou mais enxuta, de acordo com a síndica profissional Karina Nappi.

“O que seria exigido dos condomínios em termos de informações sobre funcionários foi bem simplificado, o que favorece os síndicos, porque eram muitos detalhes a serem conferidos, apesar da emissão de um recibo pelo sistema do eSocial. No começo, exigiam até informação detalhada de EPIs, como código de barra dos itens, que podem ser trocados em intervalo curto de tempo, mas deixaram de fora”, explica.

O SíndicoNet continua acompanhando essa mudança de perto para municiar seus leitores com as informações necessárias para que a implantação do eSocial não traga prejuízos à gestão dos condomínios.

Como o eSocial muda a relação do síndico com funcionários e administradora

Os síndicos devem estar cientes de que a relação com os funcionários (caso estes não sejam terceirizados) e com a administradora mudou.

“Antes do eSocial, os síndicos costumavam passar as informações relacionadas aos empregados uma vez por mês à admnistradora, e isso agora mudou. Os dados não podem mais ser enviados depois de acontecerem. Uma admissão, férias, licença-maternidade, volta da licença de qualquer tipo, tudo isso deve ser comunicado com antecedência”, explica o contador Vicente Sevilha, CEO da Sevilha Contabilidade.

Justamente por isso, é fundamental que haja maior sinergia entre o condomínio e a administradora, de forma que a empresa consiga transmitir os dados ao governo dentro do prazo, evitando multas (leia mais abaixo).

“Essa mudança impacta na cultura dos condomínios, e por isso é tão importante que o síndico esteja ciente da sua responsabilidade, trabalhando junto com a empresa”, explica ele.

Para Patrícia Marina, diretora de RH da administradora Prop Starter, é justamente esse lado de ‘mudança de cultura’ dos síndicos que deverá ser o maior desafio do eSocial.

“Muitos condomínios passam as informações para a administradora bem depois do ocorrido – isso quando passam. Precisamos deixar claro que a colaboração do síndico é essencial para que a administradora consiga realizar os procedimentos dentro do prazo. Até porque as multas são pesadíssimas, e a empresa não deverá arcar com estes custos por falta de atenção do gestor”, argumenta.

Quem deve enviar os dados do condomínio para a administradora?

Com tantas mudanças, fica a pergunta: Em condomínios que contam com administradora ou contador, de quem é a responsabilidade por mandar os dados dos funcionários do condomínio?

Simone Leite de Oliveira Constantino, gerente de administração de pessoal da administradora Lello, explica que a responsabilidade é dividida entre condomínio e administradora.

“Sim, é a administradora quem transmite os dados via eSocial. Porém, para isso, as informações precisam chegar com uma certa antecedência à administradora. Caso contrário, o condomínio fica sujeito à multas”, exemplifica a gestora.

Outro ponto importante a ser explicado é quem irá fazer essa ponte entre o condomínio e a administradora.

“Isso depende muito de cada condomínio. O que temos visto bastante é que o gerente predial (em caso de condomínios maiores) tem sido essa figura. Mas deve-se salientar que a pessoa com essa atribuição deve estar bastante ciente da sua responsabilidade”, ressalta Vicente.

Isso porque o envio de uma informação errada, ou mesmo sua falta, poderá acarretar em diversos problemas para o condomínio.

“Para que essa troca de informações aconteça bem, o ideal é a empresa e o síndico, juntamente com quem irá fazer essa ponte com a administradora, conversem e cheguem a um acordo com relação aos prazos”, explica Vicente.

Isso também é parte da responsabilidade da administradora: orientar o síndico da melhor forma possível sobre o tema e cobrar, sempre que necessário, que os prazos sejam cumpridos conforme o acordado previamente.

Acompanhando a administradora e o envio de informações via eSocial

Como todo bom gestor sabe, além de se cercar de ótimos profissionais e empresas parceiras, é importante acompanhar de perto o trabalho feito.

Para que os síndicos possam estar bem informados sobre se a transmissão de dados está sendo feita corretamente pela administradora, os mesmos podem solicitar os recibos de entregas feito pela parceira.

 “Tudo que a administradora manda de dados pelo eSocial gera um recibo. É dessa forma que o síndico pode acompanhar se o trabalho está sendo feito dentro dos prazos”, ensina Simone.

Vicente Sevilha explica que as próprias empresas devem contar com uma área em seu site disponibilizando esse tipo de informação para os condomínios.

“É algo a que os síndicos devem ter acesso rápido, de forma a se manterem sempre bem informados”, assevera.

Para fazer essa gestão, as administradoras cobram uma taxa, listada inclusive na tabela referencial de serviços especiais da AABIC.

“As fases 1 e 2 foram implementadas e são feitas manutenções todo mês, como demissão, admissão, aviso de afastamento e reintegração, por exemplo. Tudo isso é processado e enviado para o sistema do eSocial. A recomendação é cobrar mensalmente por esse trabalho devido à responsabilidade para apurar e enviar os dados, uma vez que pode implicar em cobrança de multas quando os dados não são enviados“, justifica Graiche Júnior, presidente da associação.

De acordo com ele, as empresas administradoras podem aplicar esse repasse recomendado pela AABIC e lembra que cabe negociação entre condomínio e administradora.

Quais informações são enviadas pelo eSocial?

“Com o eSocial, as informações dos funcionários do condomínio para o governo chegarão de forma on-line, quase que em tempo real. É uma forma de coibir possíveis abusos, como aqueles ‘acordos’ de demissão, que infelizmente, ainda existem no país”, argumenta o advogado especialista em condomínios e colunista do SíndicoNet, Marcelo Meirelles.

As informações enviadas pelo eSocial já são informadas ao governo atualmente. A diferença é que o envio das mesmas passa a ser unificado e online, enviado em tempo real. Veja o que estará aglutinado no portal: 

• GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
• LRE – Livro de Registro de Empregados
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD – Comunicação de Dispensa
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
• Folha de pagamento
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
• GPS – Guia da Previdência Social

Cronograma de implantação do eSocial

Houve diversas mudanças no prazo para a implementação do eSocial nos condomínios, sendo a mais recente o adiamento da implantação da Fase 3, prevista para setembro de 2020 e ainda sem nova data.

“Embora tenha sido prorrogada, é bom sempre lembrar que se a empresa não se adaptar ou não estiver com a documentação em dia quando a nova data de implementação das demais fases for anunciada, não é algo simples de fazer do dia para a noite. Por isso, as empresas precisam investir em sistemas, nos processos internos e treinamentos para atender a norma a qualquer momento”, enfatiza José Roberto Graiche Júnior, presidente da AABIC.

O eSocial é obrigatório para condomínios e administradoras desde 1º de julho de 2018, mas seguindo diversas etapas ou fases conforme a Receita Federal define. Veja as fases abaixo:

• Fase 1: Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
• Fase 2: Empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
• Fase 3: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
• Fase 4: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada
• Fase 5: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Impacto do eSocial nos condomínios

Com o eSocial, o esperado é que esse tipo de informação chegue mais rápido, e com mais qualidade, ao governo.

As administradoras, por sua vez, devem se preparar para a mudança, procurando acompanhar as novidades no site do eSocial.

Para as empresas, é importante lembrar que o eSocial integra áreas como TI, recursos humanos e jurídico. Já há empresas que preparam folhas de pagamento que oferecem módulos para o eSocial.

Vale a pena se informar com os seus fornecedores, para não deixar a migração para a última hora.

“Os condomínios que optam por autogestão também devem se informar, principalmente com o contador que cuida dos registros do condomínio, para saber como irão aderir à mudança. A empresa que faz a folha de pagamento dos funcionários provavelmente poderá oferecer um módulo de acesso ao eSocial”, explica Vania Dal Maso, gerente de relacionamento de condomínios da administradora Itabr.

Marcelo Meirelles, advogado especialista em condomínios, tem outra visão sobre o e-Social e condomínios que optem pela autogestão.

“Minha concepção é que os condomínios que não contam com a assessoria de uma boa administradora podem se complicar com as novas regras”, pesa ele.

Condomínios com funcionários terceirizados

Para quem contrata mão de obra terceirizada em condomínios, o eSocial trará mais transparência, uma vez que será mais fácil acompanhar se os recolhimentos devidos estão sendo feitos corretamente.

“Poderá trazer mais transparência, sim, no pagamento de encargos, horas-extras, etc. Mas o síndico deve sempre acompanhar de perto a empresa”, argumenta Vania.

Todo condomínio é obrigado a ter o eSocial?

Mesmo os condomínios que não possuem funcionários são obrigados a aderir ao eSocial.

“Mesmo os condomínios que contam apenas com funcionários terceirizados devem se cadastrar no eSocial. O síndico deve orientar os colaboradores a manterem seus dados cadastrais atualizados para evitar as multas. Depois da implantação do eSocial, as mesmas serão praticamente em tempo real, o que deverá impactar em uma mudança de cultura por parte dos condomínios”, explica Angelica Arbex, gerente de Relacionamento com o Cliente da administradora Lello.

Certificado digital é necessário para o eSocial?

A adesão ao eSocial é um movimento similar ao da implantação do certificado digital. No início houve uma certa resistência à mudança, mas atualmente há a necessidade da assinatura eletrônica na transmissão de diversos dados – mesmo para os condomínios que não dispõem de funcionários próprios.

O entendimento atual é que as empresas seguirão usando o certificado digital para transmitir os dados de seus empregados via eSocial. Quem não aderir não irá conseguir transmitir ao governo os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais de seus funcionários, o que deve render multa.

Multas relacionadas ao eSocial

Antes do eSocial era mais simples evitar pagar multas pelo envio de informações incorretas relativas aos funcionários. Essa realidade também mudou com o eSocial.

Agora, qualquer informação errada pode gerar multas automaticamente, já que está tudo on-line e integrado.

Veja abaixo os valores de algumas multas, já previstas na legislação: